会議の目的が共有できていないと、時間の無駄になってしまう

伝えたいこと: 毎月開催している定例会議でも、目的の確認は時々した方が良い

昨日は営業責任者との定例会議でした。

時間の半分を現状の報告時間として、現在の現場の状況について共通認識を持ち、次への方向性を議論して行く場なのですが、今回、少し方向がずれてしまっていました。

ずれていたと思ったのが、

「報告を誰にしているのか？」

「報告を何のためにしているのか？」

その会議には、会社の上層部の、メンバーも同席しているのですが、営業責任者が、参加者全体に対して話をせず、その上層部に対して報告してしまっていました。

そうすると、自然と議論は発表者と上司だけになりがちで、参加者全員で話をしていく場になっていませんでした。

会議のスタイルは会社の社風によって異なるところだとは思いますが、上層部に報告し、指示を仰ぐのであればそれで良いのだと思いますが、そうでない場合は、参加者全員に情報を共有して、参加者の意見を話し合い、その上で対応が必要な課題に対して、個別対策なのか、全体で対策を講じるのかを議論していく。

会議中にずれていることに気づいて修正しようとしたのですが、時間的には大きくロスしてしまいました。

次回はそのようにならないように、事前連絡の際にそのことを盛り込むことと、会議の冒頭でそのことを議長に話してもらうようにしていこうと思います。