To Do Listを何で管理するといいのか
伝えたいこと: 続けるには最適なツール選びが大事
To Do Listを作成して、仕事の漏れをなくすようにしています。
To Do Listを簡単に言うと「やることのリスト」です(笑)
そのなことわざわざ書かなくても良いと思う方も多いかと思いますが、たかが「やることを書くだけ」であっても、これを続けることができない人も結構いるのではないでしょうか。
僕も今までに何回もチャレンジして、いつのまにかやめている。そんなことを繰り返しています。
To Do Listを始める理由の多くは、仕事の量が処理能力を超えてしまい、収集がつかなくなってしまったときです。
そして、やめてしまうきっかけは、仕事の量が処理能力を超えてしまい、収集がつかなくなってしまったとき・・・
To Do Listをやり始める時の理由と、続かなくなる理由が一緒の様な気がします。
もう少し細かく考えてみると、
To Do Listを始めるときは仕事があふれていてもまだ冷静なときで、やめてしまう時には、溢れすぎてて冷静さを失い気味なときのような気がします。
To Do Listに記入したり、処理したら消しこんだりすることですら、時間を割くのが惜しいと思ってしまっているぐらい冷静さをなくしている状態です。
仕事を進めていく上で、冷静さを失っている状態がいいわけではないので、いかに冷静さを保てるかなのですが、そこで重要なのがTo Do Listをいかに簡単に書き込んだり消し込んだりできるようになツールで作っているかで続く期間が変わります。
今まで自分がやっていた方法は
・ノートに書く
・スマホのアプリ(5種類ぐらい)
・エクセルで
・テキストエディターで
・付箋
いろいろな方法を試してきました。
どれも一長一短なところがあって今現在使っているのはExcelファイルでの感じです。
仕事の都合上Excelファイルを使うことが多いことと、To Do Listだけではなく別のシートに検討事項だとかスケジュールだとかを入れておくことでいろんな情報を1つのファイルで管理できることが選んでいる理由です。
また完了した内容も記録として残るように曜日ごとにシートを分けて1日の作業が終わるとまた終わってないトゥー項目のみを貼り付けて進めていっています。1週間ごとにファイル名を変えて保存をするとしておくことで、いつ何をしたのかという仕事の記録にもなっています。
Excel間の欠点は外出時スマホでの管理がしずらいことなのですが、外出時にはGoogleのカレンダーに入力しているのですが、この辺はまだまだ改善が必要なところだと思っています。
これからも改善を続けて行こうと思っています。
ゴールデンウイークの間の出勤でしている工夫して頑張った次の日
伝えたいこと: 連休の間の出勤もちょっと工夫すると成果が変わったけど、その次の日に
伝えたい相手: 毎年ゴールデンウイークの時の自分に
昨日はゴールデンウィークの合間の出勤日を工夫することで、充実した1日にすることができました。
そしてその次の日の今日、朝から仕事に対するやる気が出ません…
自分ではっきり分かる位やる気のない時もありますよね。
今朝はそんな朝でした。
これではまずいと思い、自分自身の状態を客観的に観察してみることにしました。
そこでわかったのは、やる気がないと客観視もなかなかできないということでした(笑)
仕方なく過去に自分が書いたブログの記事の中でやる気の出ないときの対処法を書いていたと思ったので、検索してみたのですが、今の自分にぴったりくる内容を見つけることができませんでした。
そんな中、過去の記事で目についたのが「やりたいことリスト」について書いたブログです。
これを見ればやる気が湧くんじゃないかと期待して「やりたいことリスト」を早速チェックしました。
すると、気持ちが前向きになりいい感じになってきました。
そこで「やりたいことリスト」で、もうすでにやった事に"◯"をつけていくと気分が良くなってきました。
ここまでやると気分はもう前向きです！
仕事に対するやる気が戻ったわけでは無いんですが、自分を客観視できるようになりました。
そして、今日最初にしなければならないことリスト(to do list)を作成。次にリストをグループ分け。
その中で緊急性が高く10分以内で簡単にできることのみを着手していくことに専念。
昼過ぎごろには、仕事に対するやる気のなさはどっかに消えてしまいいつもの状態に戻ることができました。
また、今度やる気が出ないときが来た時に、この方法を思い出して実践してみようと思います。
ゴールデンウイークの間の出勤でしている工夫
伝えたいこと: 連休の間の出勤もちょっと工夫すると成果が変わるかも
伝えたい相手: 毎年ゴールデンウイークの時の自分に
今日はゴールデンウイークの間の出勤日。
なんとなく仕事に気持ちが向きにくい日です。
祝日と祝日との間の平日ですが、会社としては動いていても、個人では休んでいる人が多く、何かをしようとしても、仕事が進まないことが多くありますよね。
そうすると、どうしても、仕事に対してのやる気が下がり気味になってしまいます。
そこで、今年、この時期にとっている作戦を書くと、
・社内会議を予定に入れる
・ひとりで完結する仕事を貯めておいてまとめて処理する
まずは、この二つで仕事時間中のモチベーションを維持するようにしました。
でも、その前に、自分自身のモチベーションが上がらず、仕事のやる気が出ない場合もありますよね。
そのことについても対策してみました。
・前日早く寝るように、前日の昼間に体を動かしておく
・朝、少し早く起きて、メールチェックする。
朝の出勤前にメールをチェックすると、祝日でもたくさんメールが届いていたりして、一気に脳が仕事モードに切り替わりました。
これだけで通勤時間も頭の中で仕事のことを考えながらの移動となり、会社に着く頃には、いつもと同じレベルで仕事を始められます。
来年のゴールデンウイーク前に、ここに書いた事を読み返して、仕事のリズムを崩さないようにしたいと思います。
会議の目的が共有できていないと、時間の無駄になってしまう
伝えたいこと: 毎月開催している定例会議でも、目的の確認は時々した方が良い
昨日は営業責任者との定例会議でした。
時間の半分を現状の報告時間として、現在の現場の状況について共通認識を持ち、次への方向性を議論して行く場なのですが、今回、少し方向がずれてしまっていました。
ずれていたと思ったのが、
「報告を誰にしているのか？」
「報告を何のためにしているのか？」
その会議には、会社の上層部の、メンバーも同席しているのですが、営業責任者が、参加者全体に対して話をせず、その上層部に対して報告してしまっていました。
そうすると、自然と議論は発表者と上司だけになりがちで、参加者全員で話をしていく場になっていませんでした。
会議のスタイルは会社の社風によって異なるところだとは思いますが、上層部に報告し、指示を仰ぐのであればそれで良いのだと思いますが、そうでない場合は、参加者全員に情報を共有して、参加者の意見を話し合い、その上で対応が必要な課題に対して、個別対策なのか、全体で対策を講じるのかを議論していく。
会議中にずれていることに気づいて修正しようとしたのですが、時間的には大きくロスしてしまいました。
次回はそのようにならないように、事前連絡の際にそのことを盛り込むことと、会議の冒頭でそのことを議長に話してもらうようにしていこうと思います。
毎日会社のトイレを掃除して10年(その3)
伝えたいこと: 「トイレ掃除は意外と楽しい」この体験を他に活かせないか
なぜ、トイレ掃除が楽しくなったのか？
自分自身、疑問が湧いてきたので、改めて考えてみようと思います。
元々、掃除は嫌いでした。
子供の頃、家の掃除機をかける役割が僕の役割だったのですが、とにかく早く終わらせようとばかり考えていました。
学校での掃除当番も適当だったし、社会人になって最初の会社でも、時々トイレ掃除が順番で回ってきても、水を流して、全体を濡らしただけで、掃除をしたふりをしていたのを思い出しました。
そんな僕がいつから掃除が楽しくなったのか？
想像できる原因
・以前の会社の先輩が、掃除をとても一生懸命やっていて、「おれ、これくらいしか会社に貢献できないから」と、言うようなニュアンスの言葉を聞いて驚いたことがあること。
たしかに仕事が出来るタイプの先輩ではなかったのですが、笑顔で僕に言ってこられた時には本当に驚きました。
・同じ以前の会社の営業部長が、会社の大掃除の時に、トイレ掃除をとても楽しそうにしていたのを見たこと。
・母親が毎朝欠かさず掃除をきっちりとしているのを見てきたこと
それと、１回目に書いた
・知り合いの社長の言葉
・鍵山秀三郎さんの「掃除道」
掃除道の話は、テレビでも見たような、気もしています。
いつからトイレ掃除が楽しくなったのかを思い出してみると、
4年ぐらい前からのように思います。
その頃に何かきっかけがあったのかと言うと、特に思い出せないのですが、その頃にぐらいに、朝の掃除の時間にトイレ掃除を他の人が先にやってしまっている時になぜか"残念"という気持ちが湧くようになっていました(笑)
結局、何が原因で楽しいと思うようになったのかはわからないですが、改めて言えるのは、汚れが毎朝、目につきやすくて、掃除した後の綺麗になったのがわかりやすいことから、達成感を毎日感じられるからかと思います。
やらないと、汚くなるから気持ち悪い。
やると、綺麗になるから気持ちが良い。
簡単に言うと
やらないと、気持ち悪く
やると、気持ちが良くなる
このことを、他で継続して行くことをやってみる時に使えればと思います。
毎日会社のトイレ掃除をして10年(その2)
伝えたいこと: トイレ掃除は意外と楽しい
トイレ掃除を10年続けていて楽しいこと。
・「掃除をした」と他の掃除より掃除を頑張ったと思える
・毎日掃除をしていると、そんなに汚くなくなり抵抗感がなくなる
・手を抜くとすぐに匂いや汚れが目につくので、やりがいを感じやすい
・自分以外が2〜3日掃除した後は、汚れが目について「やっぱり自分がやらないと」と思える(笑)
以前の自分からは掃除が楽しいなどと、思うようになるなんて、思っても見なかったのですが、空間が綺麗になることの気持ちよさを体験すると、"掃除する"のではなく、"自分の周りの空間を綺麗に快適にする。快適になると気持ちいい".そんな感覚になりました。
空間が綺麗になると今度は、その綺麗な空間が自分の部屋のようになり、自分のプライベートな時間として使うようになりました。
そこで、掃除を終えた後にいつもしているのが
・全身のストレッチ
・気功の体操(笑)
・鏡を見ながら向かって、いろんな表情をしてみる(笑)
・1分間の瞑想(マインドフルネス)
などなど。
短時間で出来ることばかりなのですが、仕事を始める前の気持ちの切り替えにつながっています。
朝の掃除の時だけでなく、仕事で考えがまとまらず、行き詰まった時や、とても腹が立つような事があった時などに、心を落ち着かせにトイレによく行くようになりました。
また、最近では考えが行き詰まった時にトイレに行くと新たなアイディアが思いつくことも多くなり、気持ちの切り替えが出来る空間になっているように思っています。
こんな風になるとますますトイレ掃除が楽しくなり、毎朝汚れているところはないかを探しながら掃除をするようになり、ますます綺麗な状態が続いています。
たまたま、自分の会社のトイレが、一人づつ入れて、鍵が閉まり、また、ストレッチが出来る広さがあったり、環境が恵まれていると思っていますが、もし、同じような環境の方がいたら、ぜひトイレ掃除をやってみてはいかがでしょうか。
鍵山秀三郎さんの「掃除道」も読んでみると掃除をしてみたくなるのでおススメです。
毎日会社のトイレ掃除をして10年
伝えたいこと: トイレ掃除は意外と楽しい
今の会社に転職し、その後、今の部署に配属されて10年が経ちます。
その10年間続けているのが、トイレ掃除です。
始めたきっかけは、プロジェクトの準備室として、仮の事務所で仕事をするときに、そこのトイレが古く汚かったことから、自分で綺麗にしたいと思い掃除をし始めたのが始まりでした。
その後、新しい事務所に移転したのですが、今度は「せっかくのキレイなトイレをキレイなままで保ちたい」そんな思いから、トイレ掃除を自分ですることに決めました。
それからは、なんの違和感も、頑張ろうという意識もなく、普通のこととして掃除を続けていたのですが、知り合った他の会社の社長から「トイレ掃除は大事だ。自分の会社のトイレ掃除を今も続けている」という話を聞いたり、イエローハットの創業者や鍵山秀三郎さんの「掃除道」という本に出会ったりしながら、掃除の大切さと楽しさを、学んできました。
今となっては、毎朝当たり前の習慣としてしているのですが、やってみて色々といいことがありましたので明日続きを書こうとおもいます。
