会議の事前準備について

伝えたいこと: 会議やミーティングは、始まるまでの準備しだい

仕事での出来事です。

ある部署の責任者が、複数部署のスタッフを集めて、新しいサービスの説明と、リリースまでのスケジュールの説明会がありました。

説明会の予定時間は15分。

一通りの説明と、その後の質疑ですぐに終わる予定でした。

説明が始まった瞬間に嫌な予感が。「話の始め方が分かりづらい！」

話そうとしている本人は、頭の中で色々考えた上なので、ついつい重要なところから話してしまいがちなのですが、周りの参加者は、事前連絡の時に書かれていた内容以上のことは分からない状態。

そんな時は、内容をなぞりながら、周りの反応を見て話す内容を調整した方がいいのですが、今回はそのことに気づかずに話が進んでしまいました。

せめて事前に根回しができているといいのですが、今回はそれもできていなくて・・・

説明会の内容については、改めて仕切り直しをすることになってしまいました。

その場にいて思ったのが、何かをするときに、どれだけ客観的に考えられているのか。

参加者を想像しながら、どのレベルでどんな内容を、どうやって伝えると、伝わるのかについて、事前に考えておくことが重要だと。

自分のときに同じようなことにならないように気をつけようと思います。